「いつも仕事の要領が悪い」
「効率よく仕事ができない」
「仕事の進め方がわからない」
仕事では、要領よくこなせる人とそうではない人がいます。
私は、前職のコールセンターではまさに後者でした。
その頃に周りにいた要領のいい同僚をみて学んだことがあります。
それは、仕事の本質（要点）をとらえることで、無駄なことはしないことでした。
これだけを意識すれば、見違えるほど仕事を要領よくこなせるようになりますよ。
仕事を効率よくこなせれば、残業をしないで定時で帰れるようになります。
本記事で紹介する方法を実践すれば、明日から状況を改善できるようになるはずです。
実体験を基に効率の良い仕事の進め方をわかりやすく紹介していくので、ぜひ最後までお付き合いください！
contents
仕事を効率よくできないときの改善策【効率アップのコツ】
仕事で要領が悪いと辛いし、自分に「仕事が向いてないのではないか」と思って仕事をやめたくなってしまう人もいると思います。
しかし、仕事のコツをつかめば、あなたも要領よく仕事ができるようになります。
そして要領がよくなれば、仕事が思うように進むようになり楽しく感じられることもあるでしょう。
実践してダメであれば、新しい仕事に変えてみてもいいですが、まずはできることはしておきたいですよね。
前職で要領のいい同僚の仕事ぶりを見ていると、仕事の要点をおさえているところに特徴がありました。
具体的にみていきましょう。
「要領がいい」とは具体的に？
目標を決めて向かうためには、具体的なほうが目指しやすいです。
そもそも要領がいい人というのは、どんな人なのか考えたことはありますか？
要領がいい人を想像した時、いろんなイメーがあると思います。
仕事が早い人、効率的に仕事ができる人など。
要領がいい状態というのは、以下のような状態を指します。
- 処理のしかたがうまい。手際がいい。
- 手を抜いたり、人に取り入ったりするのがうまい。
要領がいい人は、自分１人で仕事を抱えないで人に助けを借りることができる人であることもわかります。
このイメージを持って要領がいい状態を目指していきましょう！
「要領を得ている」という言葉から読み取れること
「要領がいい」という言葉とは別に、「要領を得ている」という言葉があることは知っていますか？
「要領を得ている」という言葉は、「要点をおさえる」と言い換えることもできます。
要領と要点は同義語です。
要領を得た仕事をするというのは、「要点をおさえて仕事をすること」だといえるでしょう。
要領がいい人は効率が悪いことをしない
要領がいい人は、仕事が早いイメージありますよね。
なぜ同じ仕事でも早く終わらせることができるかというと、仕事の要点（ポイント）をつかんでいるからです。
そのため、無駄な作業や細かいことに時間をかけません。
要点をつかんで仕事ができるようになると、自然と要領もよくなっていくのです。
仕事によって要点は異なる
要領よく仕事ができるようになるには、「仕事のポイントをおさえること」だとお伝えしました。
そのため、仕事内容や業務内容によって要点はそれぞれ違います。
ただ、職種によって要点は違っても、「要点のつかみ方」がわかっていれば、様々な仕事に活かしていくことができるといえます。
要点をつかむコツとして、１つ例を上げてみましょう。
私は、前職での仕事でコールセンターをしていたのですが、そこでクレームを受けると報告書を書かなければいけませんでした。
その際、報告書を作成して上司に提出する前に、私は２時間以上もかかってしまっていたのです。
ですが、要領のいい同僚は提出までに約15分。
報告書を作成するのがとても早くて、さらに内容もわかりやすかったのです。
その同僚は、報告書を書く際に
- 事実を箇条書きにする
- わかりやすくまとめる
というシンプルなことを心がけていました。
報告書は最初から綺麗に書こうとしていると、気づいたら時間が経ってしまったということがあります。
しかし、報告書を提出する意味を考えてみると、相手に事実を正確に伝えることです。
これが要点となります。
ちょっと大げさですが、事実が正確に伝わっていれば、多少脱字があってもいいということです。
それを聞いてから、要点がつかめたので報告書の作成が楽になりました。
どんな仕事でも、常に「いまの仕事の要点は何か？」を見極めることが大事です。
最初はまず自分で考えてみて、正しいかどうかを周りに聞いてみるようにするとズレが生じにくいですよ！
ここまで「要領がいい人の特徴は何か」を順を追って知れたところで、さっそくいまの仕事に活かせる方法をみていきましょう。
要領がいい人が実践する、効率を上げる仕事の進め方とは？
要領がいい人は、要点をつかんで仕事をする際に、質問をうまく使っています。
質問が上手になると、要点をつかんで仕事ができるのはもちろん、仕事を効率的に進めることができるようになります。
ここでは質問をうまく使って、仕事の効率化を図る方法をみていきましょう。
疑問を持ったことをその場で解消する
仕事を頼まれた時に、何がこの仕事でポイントになるかのか質問をしてみましょう。
先ほど触れたように、１度自分で考えてみてから相手に確認として聞いてみると、自分のレベルアップに繋がります。
疑問があるなら、仕事を始める前に上司や先輩などのわかる人に聞いておくようにしましょう。
なぜなら、「とりあえず手をつけよう」としてしまうと、無駄な作業をすることになるからです。
「効率の良い仕事の進め方」をイメージしてから取り掛かる
要領がいい人は、「どんな手順で取りかかれば早いか」を常に考えています。
先ほどの報告書の例でいうと、「事実を箇条書きにし、最後にわかりやすくまとめる」というのも、効率的なやり方を考えた結果です。
ゴールに向かって一直線で仕事を終わらせることができると、要領がよくなります。
要領のいい仕事の仕方をまとめると、以下のようになるでしょう。
【報告書の作成業務で大切なこと】
- 相手に事実を正確に伝えること
【１番効率のいい方法】
- 事実を箇条書きにし、わかりやすくまとめる
仕事の要点をつかんで仕事の進め方まで決まっていれば、あとはそれに沿って仕事を進めていくだけです。
要領よく仕事をするには、準備が大切です。
うまくいかなかった結果から改善策を学ぶ
効率よく仕事をこなしていくためには、ある程度の「経験」も必要です。
なぜなら、要領よく仕事ができる人は常に試行錯誤を繰り返しているからです。
「えっ、まだ努力しているの？」
と思いますよね。
仕事が終わってからも、「もっと効率的な方法がなかったかな？」と考えている人が多いように思います。
そこまでハードルを上げる必要はありませんが、常に仕事の方法を考えてから手をつけるようにすると、昨日の自分よりも早く仕事が終えられるようになってきます。
手際よく仕事を終えることができれば、自分の自信にも繋がりますよ！
まとめ：効率が悪い原因がわかれば改善できる
日々の仕事が要領よく進まないと思っていたら、まずは頼まれた仕事の本質を捉えてみましょう。
さらに、仕事に手をつける前に「どうしたら効率よく進められるか」を考えられると、見違えるように仕事のスピードが上がっていきます。
この方法で仕事を進めることができれば、定時で仕事を終えて帰れるようになりますよ。
また、業務にかかる時間を逆算して効率よくこなすことができれば、予定が立てやすくなり仕事の管理もやすくなるメリットがあります。
仕事量が多いことが理由で万が一仕事が終わらない状況でも、自分の状況に気づくことができ周りに助けを求めることもできるようになるでしょう。
見えないゴールを目指すことは想像以上に辛いですが、あらかじめゴールがはっきりしていれば気持ちも楽になるはずです。
ぜひ、ここで紹介した方法を明日から意識してみてくださいね！
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