あなたは、マルチタスクができないもしくは苦手で仕事に悩んでいませんか？
仕事が終わらないことで毎日残業に悩まされるいる人もいるかもしれませんし、約束や期日が過ぎてしまって周りに迷惑がかかってしまう状況もあるかもしれません。
仕事が終わらないことで毎日残業が続きになってしまうと、体にも疲れが残り、さらには精神的にも追い詰められてしまうことになります。
この記事では、マルチタスクが苦手だった私が、仕事で実践して乗り越えてきた方法を紹介していきます。
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マルチタスクを求められる仕事とは
マルチタスクは、特にデスクワークの仕事に多いと考えられます。
お客様の電話やメールに応じながら、元々予定していた仕事をこなすという状況がみられ、常に複数の業務を抱えながら仕事をしなければいけないですよね。
また、サービス業でもマルチタスクは発生します。
お客様の接客をしながら、他のお客様の対応をしたり、レジを担当することで複数の仕事を同時進行させる場面もあります。
いくつもの仕事を抱えながら仕事をしていても、また別の仕事が入ってくる不安もあり、人によってはパニックに陥ってしまう状況も考えられます。
次の項目では、マルチタスクが苦手に感じる原因をみていきましょう。
マルチタスクができないと思っている人のつまずきやすい点
マルチタスクができないと感じる要因は、下記の２つがあります。
- タスクが増えるにつれて管理が難しくなる
- 立てた予定通りに進まない
それぞれ詳しくみていきましょう。
タスクの管理が難しい
仕事が増えてくると、その分タスクの管理が必要になります。
数が多い分、管理する力が必要になってくるので、そこがうまくいかないことで仕事を進めにくくなってしまいます。
立てた予定が崩れやすい
集中していると気づいたら終わる予定の時間が過ぎていることもあるかもしれません。
自分が掲げた目標と実際にかかる時間に差が出てしまうことで、仕事が終わらない状況に陥ってしまいます。
マルチタスクの能力を高めるやり方
マルチタスクの能力は、苦手に感じる点ももちろんありますが、慣れもあります。
マルチタスクが苦手な私が実践してきた方法を紹介していきます。
常に時間を意識する
予定がわかっているものに手をつけるとき、先の予定が間に合わなくならないか？確認してから取り掛かるようにしましょう。
できると思って始めてしまうと、時間がギリギリになってしまって、お客様との約束や業務の期日が間に合わなくなってしまうケースがあります。
常に時間を意識して行動できるようになれば、仕事が終わらない判断をした際に、周りに早めに助けを求めることができます。
そのためには、まずは自分のタスクを明確にしておかなければいけません。
常に時間を意識して動けるようにするには、いまあるタスクを書き出して優先順位をつけておくことが大切です。
関連記事：仕事が多すぎる！終わらない不安があるなら、タスクを見える化しよう
１人で仕事をしない
マルチタスクが多い場合、どうしても１人で仕事を進めてしまいがちです。
ですが、すべて自分でやらなければいけないということではありません。
緊急で対応しなければいけない案件が入った場合、周りの人から仕事を頼まれたことはありませんか？
同じように、あなたも手が一杯になってしまった際に周りに助けを求めることが必要です。
そのためにも、先ほどの項目と重なりますが、タスクが増えたら書き出して冷静に判断できるようになることが大切です。
１つ１つの仕事に慣れる（早く終える工夫）
予定通りに仕事が終わらないことを防ぐためには、まずは１つ１つの仕事を早く完了できるスキルを身につけることが大事です。
周りにも手を借りなくてもすむように自分で仕事ができれば、申し訳ないという気持ちも減っていきます。
また、１つの仕事にかかる時間が安定してくると、仕事の予測も立てられるようになるので、仕事をコントロールしやくなってきます。
仕事を早く終わらせるコツは、仕事の要領が悪いことにもう悩まない！要点をおさえれば改善できる！でも紹介しているので参考にしてみてください。
マルチタスクにストレスを感じたら
とはいえ、周りを頼ることができない場合もあると思います。
マルチタスクが苦手に感じている人の場合、最初からマルチタスクが得意な人と同じ仕事量をこなすことは私の経験上、大変です。
周りも自分の仕事で手一杯で、助けを求められない場合、直属の上司に仕事量を減らしてもらうようにお願いすることも１つの手段です。
理由を伝えずに「仕事量を減らしてほしい」と伝えるのは、上司にやる気がないと思われてしまうので、下記のように伝えてみるようにしましょう。
- 状況説明（問題）：現状、毎日２時間ほどの残業になってしまっている
- 提案：仕事量がこなせないため、慣れるまでは仕事量（もしくは担当人数）を調整してもらうことは可能か
周りに迷惑がかからないよう、早く慣れるように努めることも付け加えましょう。
「いつまでに仕事量を元に戻すか」というのは、上司と話し合っていくことが大事です。
また、具体的にどう改善していくのかも決めることで、集中的にスキルを高めることに繋がります。
ですが、上司に言いにくかったり、環境上どうしても仕事量を減らしてもらうことが難しい場合もあるでしょう。
その場合は、ストレスから精神的に追い込まれてしまう前に、少しずつ別の働き方も考えていくようにしましょう。
自分の強みを理解して仕事に活かすことができれば、他の仕事でキャリアを築いていくこともできます。
適職を探すためには、まずは自分の強みを知ることが大事です。
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シングルタスクに近い、自分に合った仕事を見つけるためには、仕事内容を細かくみていくことが大事です。
自身の経験を基に仕事の中身をイメージすることでマルチタスクが多いかがわかります。
特にマルチタスクが多いのは、仕事内容が幅広い場合が多いです。
私の場合は、コールセンターがそうだったのですが下記のような業務がありました。
- お客様や社内のメールがきたら優先順位を決めて返す
- その間、お客様から電話がきたら何よりも優先して出る
- 時間が空いたら顧客情報の入力と事務処理
- クレーム対応があったら報告書を書いて上司へ提出
- 社内での情報共有のチャットを常に追う
特にデスクワークの場合、仕事内容が幅広いことがマルチタスクを招いている原因です。
仕事の内容を細かく見ることが、マルチタスクが苦手な人にとって、入社後にギャップを感じにくいポイントだと感じています。
そういった視点に気を配りながら、求人をみていきましょう。
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マルチタスクが求められる仕事は、予定通りに仕事が進まないこともよくあります。
また、常に仕事が増える不安を抱えながら仕事をこなしていくため、人によってはストレスがたまりやすいのが事実です。
ですが、ある程度のタスク管理ができるようになると、どんな仕事でも役立つスキルにもなります。
無理はよくありませんが、少しずつ慣れておくことでこれからの働き方も楽になるかもしれません。
人によっては、ストレス要因が消えないことで合わないと感じる人もいます。
限界を感じているなら、まずは自分の強みを分析してみて、気になる求人の仕事内容を詳しく調べてみましょう。
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