「仕事が遅れてしまう」
「間に合わない」
「焦った結果、ミスが多い報告書になってしまった」
仕事を完了させるためには、優先順位をつけて仕事を片付けることが大切だといわれていますが、必要なスキルはそれだけではありません。
仕事を期日までに終わらせるためには、その仕事にかかる労力や時間を考えて逆算して行動に移すことが必要です。
期日めがけて仕事を終わらせることを目標にしても、自分の能力に必要な時間の見積もりが甘く、仕事が間に合わないということが出てきてしまいます。
そうならないためには、優先順位を整理するだけではなく時間配分の仕方にも気をつけていきましょう。
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仕事が間に合わないときの特徴
まずは、仕事が間に合わないときの特徴から見ていきましょう。
どの仕事も中途半端になってしまう
仕事を終わらせる予定で仕事を進めているのに、なぜかどれも中途半端に終わってしまっていることが考えられます。
仕事の締め切りが間近な仕事も、焦ってバタバタして終わらせてしまうことでミスが起こることもあるかもしれません。
優先順位をつけて何から取り組むべきなのか、もしくは複数の仕事をどう進めていくかがわからない状態です。
思考のプロセスが踏めていない
仕事を完了させるために、自分が気になったところや好きなところから仕事を進めてしまうことで、仕事が非効率になってしまうことがあります。
本来は、仕事の段取りを組んで一つ一つこなしていくことでタスクを完了させることができますが、仕事が間に合わない場合は、段取りをしっかり踏むことができていない状態です。
時間の見積もりが合わなかった
自分の能力を考えて、「この仕事にはどのくらいの時間が必要なのか」「期日から逆算していつからスタートしなければいけないのか」見積もりがうまく計画できない場合が多いです。
自分の状況がわかっていれば、終わらない仕事を他の人に頼んだり、新しい仕事を断ったりすることができます。
しかし、抱えている仕事が「あとどれくらいで終わるか」がわからないため、ギリギリになってバタバタしてしまうことが考えられます。
仕事が間に合わないときの対処法
こういった状況が重なり、できると思った仕事が間に合わないと周りからの信頼も失ってしまいます。
ギリギリになって助けを借りると周りにも迷惑をかけてしまい、人間関係も気まずくなってしまうかもしれません。
ここでは、仕事を期日までに終わらせるための方法を紹介していきます。
抱えている仕事を見える化し、優先順位をつけて取り掛かる
複数の仕事を抱えていると、とりあえず目の前の仕事に手をつけてしまい、途中で優先順位が逆転してどの仕事も中途半端になってしまいます。
まずは何から取り掛かったらいいのかを把握するために、タスクを書き出して優先順位をつけてみましょう。
書き出したタスクの優先順位を決める際、番号を振って視覚的にわかりやすくするのも大切です。
関連記事：仕事が多すぎる！終わらない不安があるなら、タスクを見える化しよう
仕事を完了させるために必要なプロセスを考える
優先順位をつけてから、すぐに仕事に取り掛かるだけでは仕事を期日までに間に合わせることはできません。
時間があれば終わるかもしれませんが、他の仕事が後ろ倒しになってしまうことが考えられます。
優先順位をつけた後に大事なのは、仕事を完了させるために何をしなければいけないのかを細分化させることです。
「やろう」と思い立ったらすぐに動き出すのも大事ですが、一度冷静になってプロセスを考える必要があります。
自分の能力から仕事にかかる時間を見積もる
タスクを完了させるためのプロセスが見えたら、あとは期日までに間に合うように逆算して仕事をスタートさせる段階です。
その際、「できたらいいな」という時間設定ではなく、自分の能力でできそうだと思える時間をしっかり見積もることがポイントです。
そこがブレてしまうと、組んだスケジュールも全て意味がなくなってしまい、仕事が間に合わなくなってしまいます。
中期的な仕事なのであれば、１日にやるべきことやかかる時間まで見積もっておくと期限に向けて仕事を終わらせることができます。
また、本当の締め切りよりも自分の中で仕事を完了させる期限を作っておくといいでしょう。
万が一、時間が押してしまったとしても、本当の締め切りまでに間に合わないということを避けることができるからです。
それでも仕事が間に合わない理由として考えられること
ここまで、仕事が間に合わないときの改善方法を紹介してきましたが、中にはスケジュールを組んでも予定通りに仕事が終わらないということも出てくるかもしれません。
その理由をここで紹介していきます。
仕事が中断されて集中できない
仕事中に他の仕事を頼まれたり、周りの状況が気になってなかなか仕事を中断しなければいけない場面もあります。
一つ一つの仕事に集中力が持たず、集中ができない場合にはできるだけ自分が集中しやすい時間やまとまって時間が取れる時に仕事を進める方法がおすすめです。
逆に一つのことに集中しすぎて時間がオーバーしてしまう
計画通りに仕事を進めていたら、逆に集中しぎて予定していた時間が過ぎてしまっていたという場合もあります。
細かい部分も完璧にこなそうとして過集中になってしまっている状態かもしれません。
このタイプの人は、一つのことに集中しすぎてしまうと、気づいたら時間がたってしまっていることが多いです。
結果、予定を立てもズレてしまい仕事が間に合わない状態になってしまうので、要点を絞って仕事を進めることを心がけて時間を守っていきましょう。
関連記事：仕事の要領が悪いのは本質が見えてないから【効率アップのコツ】
やらなければいけないことを後回しにしてしまう
やらなければいけないとわかっていても、いざ取り掛かろうとすると他の仕事から手をつけたくなるという場合もあります。
やりたいことを優先してしまうと、優先順位が崩れてしまいます。
特に思考やアイディアが必要な場合、後で仕事が詰まってバタバタしてしまうことになりかねません。
少しでもいいので、まずは手をつけるという気持ちを持って取り掛かっていきましょう。
関連記事：やるべきことができない悩みを２つの状況から改善する方法
強みを活かした働き方
ここまで読んで仕事を整理することが苦手だとしても落ち込まないでください。
先ほど触れたように、自分が好きなことに対して集中力があるという点が長所です。
こういったタイプの人は、自分の好きな知識やスキルを深めることが得意なので、職種や業務の専門知識を深められることで、周りからも認めらてもらうことができる素質を持っています。
今の仕事に限らず、専門職の仕事としても能力を発揮できるでしょう。
特に事務職の仕事の場合、同時に複数の仕事をこなすことが求められ、スケジュール変更が多いのも特徴です。
一つのことに集中したいタイプの人は、その度に頭の中を整理しなければいけないですし、切り替えが大変になります。
今の働き方が窮屈なのであれば、自分の好きな分野の専門職としてキャリアを築いていくことも一つの方法です。
関連記事：【転職】適職を見つけるならリクナビのグッドポイント診断がおすすめ
まとめ
できると思った仕事が期日に間に合わないと、職場での信頼をなくし自己嫌悪に陥ってしまいます。
そういった状況は、自分がどこで躓いてしまっているのかをまずは把握し、そこから次に活かせる方法を整理してみましょう。
優先順位は決めても、予定通りに仕事が進まないという場合は多いです。
その際は、ここでも紹介したように「必要なプロセスを考えて時間を見積もる」ことを心がけて仕事を進めてみましょう。
マルチタスクの仕事は、複数のタスクを同時に進めなくてはいけないので大変ですが、計画通りに進んだ経験を踏むと仕事をコントロールしやすくなってきます。
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