仕事が多くなってくると、やり忘れることが増えてくることってありますよね。
自分では覚えておこうと思っていても、他の仕事を挟んでしまうと忘れてしまうこともあると思います。
しかし、任された仕事を忘れることで、職場の人にも迷惑がかかってしまい信頼も失ってしまいます。
職場で人間関係をうまく築いていくなら、頼まれた仕事を忘れることは早期に直していきたいですよね。
仕事を忘れてしまうことを防ぐためには、メモの取り方とその後の行動に工夫が必要です。
実は記憶に頼ってしまうと、忘れてしまうのは誰でも一緒なんです。
仕事を忘れないために、いつもの習慣を変えてミスを防いでいきましょう。
本記事では、他のサイトとは違い、「なぜ忘れてしまうのか？」の原因から根本的な対策を考えた対策を紹介しています。
私自身、コールセンターのときに毎日複数の業務を抱えていた経験があり、そこで忘れない工夫を実践してきました。
contents
仕事で忘れるのは「あとで〜しよう」が原因！対策は？
仕事を頼まれると、他の仕事をしていてすぐにできない状況もあると思います。
「あとで〜しよう」と思っていたのに、忘れしまうことってありますよね。
でもそういったことは、約束を破ったことになり、周りからの信用も失ってしまいます。
仕事を忘れることは故意ではありませんが、忘れるのをどうしたら防いでいけるのでしょうか？
原因は記憶を頼っていること！忘れない対策はメモの習慣化
まず、仕事を忘れないための基本は『メモを取ること』です。
他のサイトでも紹介されているように、忘れたくないことを記憶に頼らずに書き留めておくことが、何より重要です。
記憶は他の作業を挟むと忘れてしまいやすいですが、メモとして残しておけばそれを見て思い出すことができますよね。
人間の記憶には限度があるので、忘れっぽさを事前に予防するための対策が必要です。
また、メモの取り方にも気をつけておくといいことがあります！
メモするときは、必要な点だけ書き留める
メモを取る際に、相手が言ったことをすべて書き留めておこうと思ってしまいませんか？
私も以前はそうだったのですが、メモは簡潔に取ることを心がけましょう。
なぜなら、相手の言ったことを一言も漏らさずに書こうと思ってしまうと、スピードについていけずに、「結局なんだっけ？」となってしまいます。
頼まれた仕事を書き留める際、「では〜をするということでよろしいでしょうか？」反復して確認するといいです。
メモしておく際に自分の言葉で書いておくほうが、仕事を思い出しやすいからです。
また、相手の依頼が自分の受け取った情報と合っているかの確認になります。
メモは文章で書くより、単語で書くのがコツ
さらに詳しくお伝えすると、重要なことを書き留めるシンプルな方法があります。
文章でつらつら書くよりも、単語だけ書くようにしましょう。
なぜなら、文章よりも単語で書くことを心がけることで、早くメモすることができるからです。
また、後でメモを見返したときにわかりやすいメリットもあります。
下記の２つを見比べても、単語のほうがやることがパッとわかりますよね。
事務処理が終わったら、次に〇〇さんのメールに返信する
〇〇さんへメール返信
また、仕事がたまってくると焦りから、頭が真っ白になってしまうこともあるかもしれません。
まずは深呼吸して落ち着き、記憶が新しいうちにやることをすべて書き出してみましょう。
仕事のタスクを整理して優先順位を決めることで、仕事の漏れを防ぐことができます。
まとめると、大事なポイントは下記のようになります。
- 記憶を頼らず、メモする
- 重要な点だけ書く意識を持つ
- 相手の言ったことを文章では書くのではなく、自分の言葉を単語にして書く
- やるべきことが曖昧なら、相手に確認の質問をする
関連記事：仕事が多すぎる！終わらない不安があるなら、タスクを見える化しよう
仕事をメモしても見直すことすら忘れてしまうなら
せっかくメモしても、肝心なメモを見返すことを忘れてしまう状況はありませんか？
この状況は、メモした紙を失くしてしまったり、目につかないところにおくことの原因で起こってしまいます。
メモをすることで満足せず、見返せる工夫までするとやり忘れを防ぐことができますよ。
ここでしっかり対策を考えていきましょう。
付箋に書いて貼る
期限が決まっていて優先的にやらなければいけない仕事は、その場で付箋に書き留めておくようにしましょう。
目につく場所に貼っておけば、忘れてしまっても気づくことができるのでミスを防ぐことができます。
付箋に書いて見えるところに貼ってさえおけば、あとでタスクが増えた時も忘れずに整理することができます。
重要なことはその場でやってしまう
重要性が高く、そこまで時間がかからない作業なら、その場で作業を終わらせてしまうことをおすすめします。
なぜなら、忘れないためにわざわざメモを残して貼っておく手間もかかるからです。
また、万が一付箋が剥がれしまうことを考えると、やり忘れを防ぐことができます。
時間がかかるものなら、付箋を貼って忘れない工夫をするのもいいですが、重要な仕事ほど優先的にいま終わらせてしまうことも意識していきましょう。
仕事に取り掛かる時間を決めておく
優先順位が高い仕事は、付箋を貼っておくと忘れにくいとお伝えしました。
その際、取り掛かる時間も書き留めておくようにしましょう。
付箋に時間も書いておけば、目に入ったときに意識が働き、忘れずに取りかかれるようになります。
緊急性、重要性が高い仕事は周りにお願いする
もし緊急性の高いものが多くて無理が生じるなら、周りに手伝ってもらうことも必要です。
いまやっている作業を終えてから次の仕事に取り掛かろうと思っていると約束の時間が迫っている場合は危険です。
目の前の仕事に没頭してしまって、『気づいたらお客様との約束の時間が過ぎていた』なんてこともあるからです。
事情を説明して周りに仕事を依頼しておけば、協力を得ることができます。
もし仕事が終わって間に合えば、自分でやることもできます。
余裕がないと、仕事をミスしてしまうこともあるので無理は禁物です。
自身の性格によっては、周りにお願いしづらい場合もあるかもしれません。
ですが、約束が果たせなかった場合のリスクも考えておく必要があります。
仕事をお願いしやすいためには、日頃から職場の人との関係を築いていくことも大事になってくるでしょう。
その日にやらなくていい仕事は手帳に書いて確認する癖をつける
覚えておかないといけな仕事で、その日にやらなくてもいいこともありますよね。
たとえば、ルーティン業務で毎週水曜日にやるべきことがあったとします。
この場合も、記憶に頼ってしまうと覚えている時もあれば、忘れてしまうこともあります。
その場合は、手帳の毎週水曜日にやることリストとして書き留めておくようにしましょう。
出勤したら、まずは手帳を習慣化しておけば仕事の漏れを防ぐことができます。
その日、１日は付箋を使用したりしながら、忘れないように工夫していきましょう。
メモの見返しを忘れないための工夫をまとめると、下記のようになります。
- 忘れないためには付箋を使用して目につく場所に貼る
- すぐにできるならその場で終わらせる
- もしくは、取り掛かる時間を決めて一緒に書いておく（「12:00~ 報告書作成」など）
- 緊急性が高いのにすぐに取りかかれない場合は、周りに依頼する
緊急性が高い仕事ほど、忘れてしまうと大きなミスに繋がります。
まとめ：仕事を忘れることでのミスは防げる！原因を知って対策を立てよう！
仕事を頼まれても忘れてしまう場合は、すぐに手をつけられない状況が原因です。
なぜなら、他の仕事がはさんでしまうことで記憶が消えやすいからです。
今日やらなくていいけど、明日やらなければいけない仕事も同じことがいえるでしょう。
仕事を忘れないためにも、毎朝手帳を見るようにするなど、自分が忘れないですむ方法や習慣を意識して行動していくことが大切です。
頼まれた仕事を忘れずにこなせるようになると、周りからの信頼を得られるようになります。
ミスが生まれない習慣が身につけば、自分自身も気持ちに余裕を持って安定した働きができますよ。
本記事で紹介したことを明日から１つでも実行して習慣化していきましょう。
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